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सरल गाइड | Biometric Attendance + Payroll (10 से Unlimited Employees)
Biometric Attendance और Payroll System क्या होता है?
आसान भाषा में समझिए: Biometric Attendance से यह पता चलता है कि कौन कर्मचारी कब आया और कब गया। और Payroll System वही attendance लेकर salary (वेतन) की calculation करता है — जैसे late/early, overtime (OT), leave, PF/ESI/TDS, incentive, advance deduction आदि। अंत में पेस्लिप (Payslip) बनती है और salary bank में transfer करने के लिए list तैयार होती है।
एक लाइन में मतलब
Biometric Attendance
हाजिरी का सही रिकॉर्ड
Fingerprint / Face / RFID से time capture
Payroll System
Salary बनाने का इंजन
Rules + Attendance + Compliance
Combined Benefit
Manual headache खत्म
गलती कम, काम तेज, audit-ready
Reality: 10 employees में भी “manual attendance + excel salary” में गलती हो सकती है।
50+ में तो disputes (झगड़े), salary confusion और compliance risk और बढ़ जाता है।
छोटा सा example:
मान लीजिए Ravi 2 दिन late आया और 1 दिन half-day रहा। Excel में अगर 1 बार भी गलत entry हो गई, तो salary में error हो जाता है। Payroll system में ये rules auto लगते हैं और calculation सही आती है।
मान लीजिए Ravi 2 दिन late आया और 1 दिन half-day रहा। Excel में अगर 1 बार भी गलत entry हो गई, तो salary में error हो जाता है। Payroll system में ये rules auto लगते हैं और calculation सही आती है।
Payroll System कैसे आपके पैसे बचाता है? (Save Money)
गलत salary, extra OT, duplicate entries, और unnecessary manual समय — सब पर control आता है।
Note: यह anti-copy protection “best-effort” है। Web पर 100% copy रोकना possible नहीं होता।
Biometric Attendance System: काम कैसे करता है?
Step-by-step (आसान तरीके से)
- Enroll (रजिस्ट्रेशन): कर्मचारी का fingerprint/face + Employee ID set होता है।
- Punch: Entry/Exit punch होता है (time + device record)।
- Rules Apply: shift, grace time, OT, week-off, holiday policy लगती है।
- Reports: present/absent, late, early, OT, missing punch रिपोर्ट बनती है।
Example: आपकी shift 9:30 AM है, grace time 10 मिनट।
जो 9:40 के बाद आए, वो “late” mark हो जाएगा। Payroll में late rule auto apply होगा।
Biometric से क्या फायदा?
- Buddy punching control (किसी और की जगह punch) कम होता है।
- Attendance सही ⇒ salary disputes कम।
- Multi-branch में centralized monitoring आसान।
किस business के लिए best?
- School/Institute: staff attendance + late tracking
- Factory/Warehouse: shift + overtime + gate entry discipline
- Office/Sales team: optional mobile punch + geo-fencing
- Corporate: approvals, audit logs, access control integration
Pro tip: Biometric का पूरा फायदा तब आता है जब वो Payroll/HRMS से linked हो।
तब attendance सीधे salary calculation में जाती है।
Payroll System: Attendance से Salary तक कैसे चलता है?
Payroll का “Engine” क्या करता है?
- Input: Attendance + Leave + OT + Incentive + Advance + Deductions
- Salary Structure: Basic, HRA, Allowances, Bonus आदि (जैसा आपकी company में हो)
- Compliance: PF/ESI/PT/TDS जैसी जरूरी कटौती (जहाँ applicable हो)
- Output: Payslip, bank transfer list/file, reports, records
Example (सरल):
Salary ₹20,000 है। 1 दिन unpaid leave (LOP) + ₹500 incentive + ₹300 advance recovery। Payroll system automatically final salary calculate करके payslip बना देगा।
Salary ₹20,000 है। 1 दिन unpaid leave (LOP) + ₹500 incentive + ₹300 advance recovery। Payroll system automatically final salary calculate करके payslip बना देगा।
Monthly Payroll Flow (हर महीने का प्रोसेस)
| Step | क्या होता है | फायदा |
|---|---|---|
| 1) Attendance Lock | Month का attendance finalize (missing punch correction + approvals) | salary base सही बनता है |
| 2) Leave & OT | Paid leave / LOP / overtime rules apply | fair salary + policy follow |
| 3) Earnings | Basic + HRA + Allowances + Incentives | transparent breakup |
| 4) Deductions | PF/ESI/PT/TDS + advance/loan + other deductions | compliance + clear records |
| 5) Payslip + Bank | Payslip generate + bank transfer list/file | fast payout, manual काम कम |
| 6) Reports | statutory/management reports + audit trail | inspection/audit में मदद |
Payroll System से पैसे कैसे बचते हैं? (Save Money)
- Salary errors कम: गलत OT/late/LOP calculation से extra payout रुकता है।
- Manual time कम: HR/Accounts का 1-2 दिन का काम 1-2 घंटे में हो सकता है।
- Disputes कम: attendance proof होने से arguments कम होते हैं।
- Compliance risk कम: records organized होने से penalties का risk कम।
Real-world example:
अगर 50 employees में हर महीने सिर्फ ₹200 की average गलती भी हो जाए, तो loss = ₹200 × 50 = ₹10,000/month (और साल में ₹1,20,000)। Payroll automation से ये leakage बहुत कम हो जाता है।
अगर 50 employees में हर महीने सिर्फ ₹200 की average गलती भी हो जाए, तो loss = ₹200 × 50 = ₹10,000/month (और साल में ₹1,20,000)। Payroll automation से ये leakage बहुत कम हो जाता है।
10 Employees से Unlimited Employees तक Payroll के फायदे
छोटी कंपनी (10–30 Employees)
- Excel dependency कम, salary जल्दी बनती है।
- Professional payslip से employee trust बढ़ता है।
- Advance/loan tracking आसान।
Growing Business (30–200 Employees)
- Multiple shifts/holidays आसानी से manage।
- Approvals workflow (Manager → HR) के साथ control।
- Department/cost reports से management decision आसान।
Large / Corporate (200–Unlimited Employees)
- Standard policies across branches लागू।
- Audit logs (कौन बदलाव कर रहा है) का record।
- Integrations (HRMS/ERP/Accounting) possible।
Management के लिए direct benefits
- Overtime cost visibility (कहाँ OT ज्यादा जा रहा है?)
- Absenteeism tracking (कौन बार-बार absent है?)
- Compliance confidence (records ready)
Payroll Features (detail में)
Core Payroll Features
- Salary components: Basic/HRA/Allowances (custom)
- Late/Early, Half-day, LOP rules
- Overtime calculation (hourly / shift-wise)
- Incentive/Bonus (monthly/quarterly)
- Advance/loan recovery schedule
- Payslip + Salary register + Bank transfer list
Example: OT rule: “1 घंटे से ऊपर हो तो OT count”
या “Sunday काम किया तो double OT” — ये rules payroll में set हो सकते हैं।
Attendance + Leave Features
- Shift roster (rotation)
- Holiday calendar (state-wise optional)
- Leave types (CL/SL/PL) + Comp-off
- Approval workflow
Compliance & Reporting
- PF, ESI, Professional Tax (PT), TDS (जहाँ applicable हो)
- Employee master: PAN, Aadhaar, bank, UAN/ESIC details
- Reports + audit-ready records
- Year-end support (Form 16 process में मदद)
Corporate Controls
- Role-based access (HR, Accounts, Manager)
- Audit logs (change history)
- Multi-branch / multi-company support
- Backup + export controls (policy-based)
Government Norms (India) – Payroll में basic क्या ध्यान रखें?
यह section सामान्य जानकारी के लिए है। Exact applicability आपके business type और state के नियमों पर depend करती है। Final compliance के लिए अपने CA/HR consultant से confirm करें।
| Area | Payroll में क्या manage होता है | क्यों जरूरी |
|---|---|---|
| Salary Payment Timeline | समय पर salary payment, wage-period discipline | trust + legal risk कम |
| Minimum Wages | State/industry के minimum wage के अनुसार payment | inspection/audit में safety |
| PF (EPF) | Eligible employees के लिए PF contribution/deduction record | employee benefit + compliance |
| ESI | Eligible employees के लिए ESI contribution record | medical benefits + compliance |
| Professional Tax (PT) | Applicable state में PT deduction (slab based) | state compliance |
| TDS on Salary | Employee declarations + tax deduction records | year-end आसान |
| Records / Registers | Attendance, salary register, deductions proofs, approvals | audit/inspection support |
Important: Rules (labour laws/state slabs) time-to-time update होते रहते हैं।
अपने state (जैसे Gujarat, Rajasthan) के latest PT और minimum wage updates verify करें।
